读屏软件请按F8键进入浏览
当前位置:>首页
>> 工作动态 >> 后勤服务

细化标准 强化管理
推动名城广场会议中心会务保障工作
再上新台阶


时间:2020-06-28 作者:后勤服务管理科




兰州市机关事务管理局不断细化名城广场会议中心会务服务标准,努力打造“零差错、零投诉”的会务服务品牌,坚持高标准、精细化运行,努力实现对内保障,对外经营的目标任务。名城广场会议中心自2019年10月运行至今,已为市级机关事业单位提供了226场(次)、1.7万人(次)的会议保障,有效节约了办会资金,保障了机关高效运行。

一、优质高效的会务服务。为保证各项会议高质量完成,会议中心不断加强会务团队建设,要求会务工作人员以高度负责的工作责任感、使命感和荣誉感,以严谨务实的工作作风,充分发挥主观能动性,积极做好会前、会中、会后各个环节的工作,确保会务工作组织严密、准备充分、及时妥善处理突发状况,全力保障会议的顺利进行。会议中心除做好正常会务保障外,还细化了服务内容标准,注重细节、细致入微、有条不紊,使与会者满意。一是按照全面周到的原则,每次接到大型会议任务,及时按照会议主题及日程安排,对会务工作进行全面部署要求,详细制定会务保障方案,根据会议规格高低、参会人数及日程长短等设立相应工作小组,明确工作职责,确保落实到位、责任到人。二是做好工作对接及会前查验。按照“会务工作无小事”的要求,对上汇报好,对外联系好,对内沟通好,全力以赴做好各项服务。

二、规范化的服务流程。通过职业技能的培训,规范会务服务流程,规定了行、走、站、坐、蹲等姿势的标准,迎宾、倒水、引导、仪态、礼仪等服务规范。会前,工作人员按照办会单位的要求,布置会场,提前调试设备,摆放好所需物品,保持会场干净整洁。会中,及时提供服务,持续关注会场内视频音响、灯光、室温等情况,应对处理各种突发状况,保证会议活动有序展开。会后,先检查每个座位是否有遗落的物品,若有则根据座位牌进行物品登记,主动联系会议主办方或失主,及时归还失物。对遗落的会议普发资料均进行碎纸处理,对重要的会议资料及时联系会议主办方领回。

三、严格遵守会议保密要求。会务工作人员严格遵守党和国家有关保密工作的法规和制度,确保涉密文件、会议及有关事项的安全。涉及保密的会议、文件,要加强安全保护措施,会议工作人员不准向无关人员谈论有关涉密文件、会议及事项的内容。如有泄露者视情节严重予以严肃处理。对涉密文件和资料,要妥善保存,不得随意乱扔,一律按保密文件资料的规定统一销毁。

四、常态化疫情防控。在疫情期间,会议中心严格按照疫情防控要求,对会议场地进行彻底的消杀,对卫生死角及人们经常接触的桌椅、话筒、门把手等地方进行消毒工作。在每场会议开始之前,利用消毒液、酒精对公共区域、会议室地面桌椅、话筒、门把手进行全面清洁,开窗通风;在会议开始前的一小时,工作人员及时到岗对全体参会人员进行体温测量及酒精消毒,如有异常,及时上报相关单位。严格执行消毒工作,使防控意识渗透到会务保障细节中,成为一种常态化作业。

五、齐心协力,团结一致。会议中心自成立以来,所有工作人员认真负责,分工明确,配合默契,积极面对困难,团结一致,目标明确,确保了每场会议的顺利开展,始终朝着优质服务的方向发展。一场严谨有序的会议如同一盘棋局,需要每个工作人员的密切配合。即使面对繁复的工作程序也从不抱怨,勇于奉献。通过不断的培训,使工作人员加强了团队意识,学会沟通交流,取长补短。工作的同时,加强与其他成员的配合和协作,切实将分工与协作有机结合起来,积极营造良好的团队协作氛围,发扬团队协作精神,为了共同的目标全力以赴。

细节决定成败,规范体现水平。兰州市机关事务管理局将继续做好精细化管理工作,通过积极培训和精细化管理进一步改善会议服务质量,以提升优质的会务服务为出发点和落脚点,在强调会务服务标准化、规范化的同时,提高服务质量、提升服务能力,进一步规范会务工作流程,把这项工作做好、做实、做出特色。

 




Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统